Федеральная налоговая служба обратила внимание на новую проблему в сфере применения онлайн-касс. Некоторые продавцы указывают в кассовых чеках телефонные номера и адреса электронной почты, которые фактически не принадлежат покупателям или вовсе не используются. На первый взгляд такая ошибка может показаться технической мелочью, однако для бизнеса она способна обернуться штрафом.
Речь идет о реквизитах, которые должны помогать клиенту получить электронную версию чека. При оплате продавец может попросить покупателя сообщить номер телефона или e-mail, после чего эти данные отражаются в кассовом документе.
Если контакт указан неверно, чек не дойдет до адресата, а информация в нем будет считаться недостоверной.
Почему ФНС заинтересовали телефоны и электронные адреса в чеках
Современные онлайн-кассы передают сведения о расчетах в налоговую службу. Одновременно покупатель получает возможность запросить чек в электронном виде - по SMS или электронной почте. Для этого кассир должен корректно внести контактные данные клиента в кассовую программу.
Однако на практике встречаются случаи, когда в чек попадают чужие номера и адреса.
Иногда сотрудники используют один и тот же телефон для разных покупателей, указывают условный e-mail или вводят случайный набор символов, лишь бы завершить оформление продажи. Бывает и так, что покупатель вообще не давал согласия на отправку документа в электронном формате, но его данные все равно появляются в чеке.
Для налоговой службы это не просто небрежность кассира.
Контактная информация является частью обязательных реквизитов кассового документа.
Если она не соответствует действительности, организация или индивидуальный предприниматель могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники.
Может быть интересно: Авиадоставка из Китая: когда высокая цена превращается в выгоду
Что считается нарушением
Недостоверными могут признать телефон или e-mail, которые не принадлежат покупателю, не позволяют доставить электронный чек либо используются без его ведома. Например, продавец постоянно указывает номер магазина, служебную почту или один "универсальный" адрес для всех клиентов.
Проблемой также становится автоматическая подстановка реквизитов, когда программа самостоятельно заполняет поле, хотя покупатель не передавал свои контакты. Нельзя исключать и ситуации, при которых сотрудник намеренно вносит вымышленные сведения, чтобы не тратить время на уточнение данных.
ФНС может выявить такие несоответствия в ходе анализа информации, поступающей от онлайн-касс.
Кроме того, основанием для проверки способна стать жалоба покупателя, который не получил обещанный электронный чек или обнаружил в нем чужие данные.
Какие штрафы грозят продавцу
Ответственность за нарушения при использовании кассовой техники предусмотрена Кодексом об административных правонарушениях. Если в чеке отсутствуют обязательные сведения или указана информация, не соответствующая фактическим обстоятельствам расчета, контролирующие органы могут расценить это как нарушение требований к оформлению кассового документа.
Для должностных лиц штраф обычно составляет от 1500 до 3000 рублей. Для организаций размер санкции выше - от 5000 до 10 000 рублей.
Конкретная сумма зависит от обстоятельств дела, характера нарушения и того, впервые ли бизнес столкнулся с претензиями налоговой службы. В некоторых случаях контролеры могут ограничиться предупреждением, особенно если нарушение не повлекло серьезных последствий и предприниматель оперативно его устранил.
Но рассчитывать исключительно на мягкое решение не стоит: при повторных или систематических ошибках отношение проверяющих может быть более строгим.
Когда штрафа можно избежать
Закон допускает освобождение от административной ответственности, если нарушение было выявлено и исправлено до того, как его обнаружил контролирующий орган. Для этого недостаточно просто заменить настройки кассы.
Важно устранить саму причину проблемы и подтвердить, что бизнес принял меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем.
Предпринимателю следует проверить программное обеспечение, порядок работы кассиров и правила внесения контактных данных. Если в системе используются шаблоны или автоматическое заполнение, необходимо убедиться, что они не подставляют чужие номера и адреса без согласия клиента.
Кроме того, стоит зафиксировать факт исправления: оформить внутренний документ, обновить инструкцию для сотрудников, провести обучение персонала и при необходимости обратиться к разработчику кассового решения.
Такие действия помогут подтвердить добросовестность компании и снизить риск привлечения к ответственности.
Как бизнесу защититься от претензий ФНС
Главное правило для продавца - не вносить в чек контактные данные по собственному усмотрению. Телефон или адрес электронной почты должен предоставить сам покупатель.
Если клиент не хочет получать электронный документ, ему следует выдать бумажный чек либо действовать в соответствии с установленными правилами работы конкретной кассы.
Кассиры должны понимать, что заполнение поля случайными символами не является допустимым способом оформления чека.
Нельзя использовать номер торговой точки, личный телефон сотрудника или корпоративный e-mail, если эти сведения не были переданы клиентом для получения документа. Руководству компании рекомендуется регулярно проверять чеки и журналы работы кассовой техники.
Особое внимание стоит уделить повторяющимся контактам, подозрительным адресам и случаям, когда один и тот же номер указывается при большом количестве покупок. Такая проверка позволит обнаружить проблему до визита налоговой инспекции.
Не менее важно своевременно обновлять кассовое программное обеспечение.
Ошибки могут возникать не только по вине сотрудников, но и из-за некорректных настроек интеграции с товароучетной системой или сервисом отправки электронных чеков. Поэтому при появлении подобных сбоев бизнесу нужно незамедлительно выяснить их источник.
Фальшивые телефоны и адреса электронной почты в чеках не безобидная формальность. Для ФНС подобные сведения могут свидетельствовать о нарушении правил применения онлайн-касс. Компании и предпринимателям стоит заранее проверить, как формируются чеки, кто вводит контактные данные и действительно ли они принадлежат покупателям.
Профилактика в данном случае обойдется дешевле, чем штрафы и дополнительные проверки.
